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+Pour préparer votre séjour, quels sont les documents et formalités à compléter avant votre départ?

Les formalités à compléter avant le départ dépendent de votre destination, votre nationalité, votre âge (Mineur ou Adulte), et de l’activité choisie.
Il vous appartient de vous renseigner sur la nature des démarches, et d’accomplir l’ensemble de ces formalités administratives et légales (visas, documents d’identité…) avant votre départ.

Certaines formalités sont propres à l’UCPA. Pour les compléter, nous mettons à votre disposition des documents à télécharger ou formulaires à compléter en ligne : rubrique Préparez votre départ

Vous retrouverez dans votre Confirmation d’inscription (document reçu immédiatement après votre inscription) l’ensemble des formalités nécessaires à compléter avant votre séjour.

+Après votre réservation, quels documents allez-vous recevoir ?

Une fois votre réservation effectuée, vous allez recevoir une confirmation d’inscription, reprenant les éléments de votre séjour et les différentes informations utiles en vue de préparer celui-ci.
Si vous avez acheté le transport avec l’UCPA, vous recevrez votre carnet de voyage et vos bons d’échange environ 10 jours avant votre départ : vous y retrouverez les lieux et horaires de rendez-vous.
Si vous avez acheté un séjour sans le transport UCPA : vous recevrez vos bons d’échanges environ 10 jours avant votre départ.

+Comment recevoir vos documents par email ?

Il vous suffit d’en faire la demande au moment de votre inscription : votre email vous sera demandé.

Si vous souhaitez obtenir des duplicatas de vos documents, vous avez la possibilité d'en faire la demande sur ucpa.com via le formulaire Demande de justificatifs.

Seuls les documents suivants pourront vous être délivrés : Confirmation d'inscription, Attestation de pésence avec numéro d'agrément (délivrée à l'issue du séjour), Facture, Facture acquittée (délivrée une fois le paiement de votre dossier réalisé).

Pour obtenir un duplicata de votre carnet de voyage, nous vous remercions de contacter nos conseillers séjour (retrouver toutes nos coordonnées dans la rubrique UCPA Près de chez vous)

Nous attirons votre attention sur l’importance des coordonnées (email et téléphone) que vous renseignez au moment de l’inscription. En effet ceux-ci pourront être utilisés pour vous transmettre vos justificatifs, et en cas de besoin, pour vous communiquer des informations importantes et urgentes sur votre séjour.

Si vous ne souhaitez pas recevoir d’informations concernant des nouveautés et des offres spécifiques, vous pouvez le préciser dans votre compte client ou au moment de l’inscription.

+Comment recevoir des justificatifs de votre séjour (attestation de présence, facture acquitée…)?

Pour recevoir une facture ou une attestation de présence, il vous suffit d’en faire la demande via notre formulaire en ligne Demande de justificatifs
N'oubliez pas de préciser votre numéro de dossier.

+Vous partez dans moins de 10 jours, et vous n’avez toujours pas reçu vos horaires de voyage, est-ce normal ?

Si votre dossier a été payé en totalité, nous vous invitons à contacter nos conseillers au 09 69 390 392, une erreur s’est peut-être glissée dans vos coordonnées.

Si votre dossier n'est pas encore payé en totalité, nous vous invitons à contacter nos conseillers dans les plus brefs délais pour régulariser votre dossier.

Le carnet de voyage est envoyé 10 jours avant votre départ (hors vol charter). Il contient les horaires et lieux de rendez-vous, ainsi que les éléments utiles pour préparer au mieux votre départ.

Si vous avez reçu votre confirmation d’inscription par email, vous recevrez également votre carnet de voyage par email.
Pensez à vérifier votre email, et à autoriser l’UCPA à vous transmettre des informations, au cas où notre message aurait été bloqué.

Si vous avez reçu votre confirmation d’inscription par courrier postal, vous recevrez également votre carnet de voyage par courrier postal.

+Vous partez dans plus de 10 jours, et vous n’avez toujours pas reçu vos horaires de voyage, est-ce normal ?

Les carnets de voyage sont habituellement envoyés 10 jours avant votre départ (hors vol charter).
Si vous avez reçu votre confirmation d’inscription par email, vous recevrez également votre carnet de voyage par email.
Si vous avez reçu votre confirmation d’inscription par courrier postal, vous recevrez également votre carnet de voyage par courrier postal.

+Quelles sont les formalités relatives au passeport pour les Etats Unis?

Si votre passeport correspond à l’un des critères ci-dessous, vous n’aurez pas besoin de visa pour vous rendre aux États-Unis dans le cadre de l’un de nos séjours :

• Votre passeport est à lecture optique et a été délivré avant le 26 octobre 2005
• Votre passeport est à lecture optique et a été délivré, renouvelé ou prolongé entre le 26 octobre 2005 et le 26 octobre 2006 et comporte en plus l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes : une photo numérique et pas une photo collée, ou une puce électronique sur la couverture
• Votre passeport a été délivré, renouvelé ou prolongé après le 26 octobre 2006
• Vous devrez également remplir d’autres formalités, telles que l’autorisation ESTA (obligatoire depuis le 12 janvier 2009). Vous devrez réaliser vous-même les démarches sur le site : https://esta.cbp.dhs.gov
Les démarches de la procédure APIS pourront être complétées sur notre siteInternet, dans la rubrique Préparez votre séjour

Une fois votre séjour sportif réservé, vous recevrez une confirmation d’inscription dans laquelle vous retrouverez l’ensemble des démarches à accomplir. Toutefois, les formalités de voyage vers les Etats-Unis peuvent être amenées à évoluer. C’est pourquoi nous vous recommandons de consulter le site Internet de l’ambassade des États-Unis : http://french.france.usembassy.gov/

+Vous avez choisi un séjour avec le transport aérien organisé par l'UCPA. Si vous apportez votre matériel sportif (kitesurf, planche à voile, ski…), le supplément éventuel lié au matériel transporté est-il inclus dans le billet d’avion ?

Si vous avez acheté votre billet d’avion avec l’UCPA et que vous souhaitez apporter votre matériel sportif, les éventuels suppléments liés à votre matériel sportif seront à votre charge et devront être réglés directement auprès de la compagnie aérienne lors de votre départ.

En effet l’UCPA propose, des offres tout compris et le matériel est inclus, tout comme l’encadrement, l’hébergement, les repas, et les forfaits remontées mécaniques quand il y a lieu. Nos tarifs aériens ne tiennent donc pas compte d’éventuels suppléments bagages.

+Le transport aérien en vol charter est il vraiment sécurisé?

Les compagnies aériennes avec lesquelles nous travaillons sont toutes reconnues et agréées par les autorités aéronautiques civiles compétentes. Nous respectons rigoureusement la réglementation en vigueur afin de vous garantir les meilleures conditions de sécurité.

+Vous n’avez pas reçu vos billets d’avion, est-ce normal ?

Oui cela est normal, car les billets d’avion ne sont, en règle générale, pas envoyés, à l'exception des départs avec escale sans accueil en aéroport. Il n'est plus nécessaire de présenter le billet aux compagnies lors de votre départ. Présentez-vous au lieu de départ indiqué dans votre carnet de voyage, muni de votre Carnet de Voyage, où il vous sera remis selon le cas : votre contre marque charter, votre billet électronique ou directement votre carte d’embarquement.

+Vous n’avez pas reçu vos billets de train, est-ce normal ?

Nous vous invitons à vérifier votre carnet de voyage, dans lequel il est spécifié si ces derniers vous seront remis directement en gare le jour du départ, ou expédié par email ou par courrier postal à l’adresse renseignée au moment de votre inscription.

+Vous avez acheté un transport en car, comment connaître les horaires de départ et de retour ?

Les horaires et lieux de rendez-vous prévisionnels selon votre ville de départ sont disponibles sur ucpa.com, rendez-vous dans Informations Transports

Les horaires et lieux de rendez-vous définitifs vous seront confirmés dans le carnet de voyage, envoyé en moyenne 15 jours avant le départ.

Attention, 72 heures avant le départ, vous devrez impérativement vérifier ces informations (par téléphone sur notre serveur vocal ou sur ucpa.com, rubrique Informations Transports).

+Comment vérifier vos horaires de voyage sur ucpa.com?

72 heures avant votre départ, vous devez obligatoirement vérifier vos informations transport. Celles-ci sont consultables par téléphone sur notre serveur vocal au 09 69 390 392 ou sur ucpa.com, rubrique Informations Transports puis Infos pratiques (vos horaires de voyage).
Pour accéder à vos informations, munissez-vous de votre n° de dossier et votre référence client.

Le jour du départ ou du retour, et pour les voyages en car, vous pouvez consulter en temps réel l'état du trafic dans la même rubrique. En cas de retard, nous vous indiquerons la nouvelle heure d'arrivée ou de départ prévue du car. Nous vous invitons à vous y connecter régulièrement, l'état du trafic pouvant évoluer à tout instant. Si aucun retard n’est indiqué, reportez-vous aux horaires initialement communiqués dans le carnet de voyage.

+Quelles sont les modalités pour annuler votre réservation ?

Pour être prise en compte, toute demande d’annulation devra obligatoirement faire l’objet d’une demande écrite de votre part, par courrier recommandé à l'adresse suivante:
 

UCPA Pole relation client
17 rue Rémy Dumoncel
75698 Paris cedex 14


Dès prise en compte de votre annulation, une facture vous sera envoyée par courrier ou par email si vous avez renseigné celui-ci au moment de votre inscription.


L’annulation de votre séjour peut-être soumise à des frais d’annulation. Ceux-ci sont consultables dans nos Conditions Générales d’Inscription (CGI).



Détail des garanties : Assur'vacances Mutuaide

 

Si vous avez souscrit une assurance annulation auprès d’un autre assureur : il vous appartient également de réaliser les démarches de déclaration auprès de celui-ci, nous vous conseillons de le faire dans les plus brefs délais.
 

+Quelles sont les modalités pour modifier votre réservation ?

Vous pouvez demander une modification relative aux programmes sportifs (hors transport) au plus tard trente et un (31) jours avant la date du départ, par lettre recommandée à l'adresse suivante :

UCPA Pole Relation Client
17 rue Rémy Dumoncel
75698 Paris cedex 14


Dans le cas d’une modification de programme sportif avec transport, les frais de modification (50 €uros) vous seront appliqués ainsi que des frais d’annulation pour le transport conformément au chapitre “Annulation" de nos Conditions Générales d’Inscription (CGI).

Toute demande de modification envoyée à moins de trente et un (31) jours avant la date de départ, est considérée comme une annulation et entraîne l’application des frais d’annulation prévue au chapitre 3 - Annulation de nos Conditions Générales d’Inscription (CGI).

Dès prise en compte de votre modification, une facture vous sera envoyée par courrier ou par email si vous avez renseigné celui-ci au moment de votre inscription.

+Pour préparer le séjour de votre enfant, comment télécharger la Fiche de Liaison ?

En cliquant sur Préparez votre départ, vous accéderez à la liste de l’ensemble des documents à télécharger et aux liens vers les formulaires à compléter. La Fiche de Liaison se trouve dans le chapitre Formalités Mineurs.

+Votre enfant est allergique à certains aliments, quelles sont les démarches à réaliser ?

Vous avez déjà réservé le séjour de votre enfant, mais vous avez oublié de nous signaler qu'il était concerné par des allergies ou intolérances alimentaires. Nous vous invitons à compléter le formulaire en ligne dans les plus brefs délais afin de signaler à nos équipes la situation de votre enfant, et leur permettre de préparer son arrivée dans les meilleures conditions.

Pour compléter le formulaire, rendez-vous sur le site ucpa.com, rubrique "Préparez votre départ", formalités mineurs, puis Accès au formulaire allergies et intolérances alimentaires.

+Comment donner votre avis sur nos prestations ?

Après votre séjour :
Vous recevrez par email un questionnaire de satisfaction quelques jours après votre retour.
Nous vous confirmons que nos questionnaires de satisfaction sont traités de manière anonyme.Si vous souhaitez nous faire part directement de vos remarques, nous vous invitons à nous envoyer un message via la rubrique Contact

+Comment payer le solde de votre dossier?

Pour payer le solde de votre dossier, au plus tard 30 jours avant le départ, vous avez plusieurs possibilités :

Sur ucpa.com : rubrique Préparez votre départ, puis Paiement (uniquement par carte bancaire)

Par téléphone : uniquement pour les règlements par carte bancaire, en appelant le numéro commençant par "09" et indiqué en haut à gauche des documents reçus (confirmation d'inscription, facture)

Par courrier : pour les règlements par chèque bancaire, chèques vacances ANCV ou coupons sport (à envoyer obligatoirement par courrier recommandé avec accusé de réception), ou bons CAF, à l'adresse suivante :

UCPA - Relation Client
Paiement
TSA 31 213
92894 Nanterre Cedex 9

Dans l'un de nos points de vente : pour les règlements en espèces, carte bancaire, chèque bancaire, chèques vacances (ANCV ou coupons sport), ou bons CAF.
Retrouvez la liste de nos points de vente dans la rubrique UCPA près de chez vous.

+Est-il possible de payer le solde de votre dossier sur ucpa.com ?

Pour régler le solde de votre dossier sur ucpa.com (uniquement pour les paiements par carte bancaire), munissez-vous de votre numéro de dossier et référence client (précisés dans votre confirmation d'inscription), puis allez dans la rubrique Préparez votre départ, puis Paiement

Vous avez d'autres possibilités :

• Par téléphone: uniquement pour les règlements par carte bancaire, en appelant le numéro commençant par "09" et indiqué en haut à gauche des documents reçus (confirmation d'inscription, facture)

• Par courrier : pour les règlements par carte bancaire, chèque bancaire, chèques vacances ANCV ou coupons sport (à envoyer obligatoirement par courrier recommandé avec accusé de réception), ou bons CAF, à l'adresse suivante,

UCPA - Relation Client
Paiement
TSA 31 213
92894 Nanterre Cedex 9

• Dans l'un de nos points de vente : pour les règlements en espèces, carte bancaire, chèque bancaire, chèques vacances (ANCV ou coupons sport), ou bons CAF.
Retrouvez la liste de nos points de vente dans la rubrique UCPA près de chez vous.

+Vous possédez un code Privilège mais vous avez oublié de le préciser à l'inscription, est-il encore possible d'en bénéficier?

La prise en compte de votre code privilège doit être faite obligatoirement au moment de la réservation.
Nous ne pouvons malheureusement pas prendre en compte ce code rétroactivement, conformément aux accords passés avec votre comité d'entreprise (tout comme pour nos opérations spéciales)

+Comment sont calculées les notes satisfaction affichées sur ucpa.com ?

Le questionnaire de satisfaction UCPA permet d'apprécier la qualité de chaque prestation, le rapport qualité/prix ou l'intention de recommander l'UCPA à son entourage sur une échelle (Très satisfait à Très insatisfait, Excellent à mauvais ...) ; une note est affectée à chacune de ces réponses selon un barème puis est synthétisé en score pour l'ensemble des réponses (note de 0 à 10).